Henkilötietojen käsittelyssä nuodatetaan tietosuoja- ja rekisteriselosteen mukaista käytäntöä.


Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Annikki Brander-Pitkäsen ja Yrjö A. Pitkäsen säätiö Y-tunnus: 1084445-0
Postiosoite: c/o Matti Rahunen, Oravintie 212, 71200 Tuusniemi

2. Rekisterin nimi

Annikki Brander-Pitkäsen ja Yrjö A. Pitkäsen säätiön apurahajärjestelmä

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Asiamies Matti Rahunen, mattirahunen@gmail.com.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista.

Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta ja työryhmän jäsenistä. Nämä tiedot kerätään apurahan/muun avustuksen hakijoilta. Apurahojen käsittelyyn osallistuvien ja säätiön toimihenkilöiden sekä hallituksen jäsenten tiedot kerätään suoraan asianosaisilta.

Apurahan hakijan ja muiden hakuprosessiin osallistuvien tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen henkilöiden omaan suostumukseen.

5. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät säätiön asiamies, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimiston nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja käytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

6. Rekisterin suojaus

Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokantoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Keskeneräiset hakemukset
  • ● Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset, kun niiden säilyttäminen ei ole apurahamyöntöjen kannalta tarpeellista, viimeistään kuitenkin hakua seuraavan kalenterivuoden alussa.


Ei myönnetyt apurahat
  • ● Säätiö poistaa hakemukset, kun niiden säilyttämiseen ei ole tarvetta apurahamyöntöjen, tilastoinnin tai tutkimuksen kannalta.


Myönnetyt apurahat
  • ● Säätiö poistaa myönnettyjen apurahojen hakemukset, kun niiden säilyttämiseen ei ole tarvetta apurahamyöntöjen, tilastoinnin tai tutkimuksen kannalta.


Hakemusten liitteet
  • ● Säätiö poistaa hakemusten liitteet hakemusten poistamisen yhteydessä.


Maksatustiedot
  • ● Tietoja säilytetään tarpeellinen aika viranomaisilmoitukset ja mahdolliset tilintarkastukset huomioon ottaen.


Selvitystiedot
  • ● Tietoja säilytetään pitkäaikaisesti tilastointitarkoituksessa.


8. Tietojen luovutus

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle.

Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille apurahojen/avustusten myöntäjille.